Page 1 of 1
Tugas Admin Kasir - Purrfect Pet Point
Tugas Admin (INDIVIDU)
Untitled checkboxes field
1. Merapikan meja kerja, memastikan semua tertata rapi sesuai dengan tempatnya.
2. Memastikan laptop, printer, hp, modem, colokan, cctv, dan barang-barang elektronik lain di sekitar wilayah kerja dapat berfungsi dengan baik.
3. Membuat status WA dan IG story sesuai format yg disepakati.
4. Merespon WA grup/wa klien perihal pertanyaan ke dokter tertentu atau rencana booking jadwal.
5. Memastikan stok formulir-formulir tersedia, inisiatif untuk lakukan fotokopi saat stok mulai berkurang.
6. Menjadi kasir, melakukan input pembayaran, memeriksa ambulator titip sehat/rawat inap yang telah diisi dokter yg bertugas.
7. Memeriksa rekam medis pasca dokter melakukan pemeriksaan. Melakukan re-check jadwal kontrol berikutnya, konfirmasi ke dokter yg bertugas apabila jadwal kontrol tidak diisi dokter. Untuk kemudian dilakukan pencatatan jadwal di google calendar.
8. Mengorganisir kebutuhan2 klien di WA, dan memfasilitasi permintaannya. Datang konsul? Grooming? Titip sehat? Visit ke rumah?
9. Reminder pasien untuk lakukan check up lanjutan, sesuai intruksi dokter yg tertulis di rekam medis dan telah diinput sebelumnya di google calendar, dilakukan berkala h-3 hari sebelum tanggal yang tertera.
10. Melakukan pengisian form pengambilan barang, sebelum melakukan input invoice, untuk penyesuaian stok barang agar lbh mudah mengurangi stok.
11. Melakukan input data form aktivitas, yg berisi data rawat inap/titip sehat/dan grooming per hari tsb.
12. Melakukan input data form rekap keuangan, wajib diinput sebelum pulang kerja.
13. Cek ketersediaan barang di etalase ruang praktek, obat-obatan dan alkes, kalau habis langsung sediakan yang baru (tidak menunggu dokter praktek yang meminta saat barang sudah keburu habis).
14. Mengurangi jumlah stok setiap hari, sesuai jumlah dan jenis yang tertera di kartu stok, kemudian masukkan ke google sheet. Konfirmasi dengan jumlah yang ada di sistem olsera, balance atau tidak.
15. Melakukan rekap stok mingguan di hari kamis dan jumat setiap minggunya, memahami yang mana masuk stok opname/simpanan dan yang mana masuk stok daily/harian.
16. Melaporkan barang nearly expired berkala ke drh widya (6 bulan - 3 bulan).
17. Mencatat semua pemasukan dan pengeluaran di hari tersebut, termasuk konfirmasi ke dokter apabila ada barang datang, invoice yang tertera masuk ke invoice sudah lunas atau piutang.
18. Bertanggung jawab dengan penghitungan uang kas per hari, untuk kebutuhan operasional klinik.
19. Melaporkan tutup kas per hari, sesuai dengan waktu shiftnya.
Kompetensi Admin (INDIVIDU)
Untitled checkboxes field
1. Mampu menyambut klien dengan kesan baik dan ramah.
2. Mampu membantu memfasilitasi kebutuhan klien (konsul/titip/grooming), baik di WA atau walk in.
3. Mampu melakukan SOP saat menerima klien lama maupun baru :
4. Mencari rekam medis sesuai penomoran
5. Mencari form yang sesuai untuk membedakan grooming/titip sehat/rawat inap/klien baru
6. Mampu membedakan mana rekam medis, mana ambulator apabila diperlukan oleh dokter
7. Mampu menghitung dan menyampaikan pada klien kebutuhan deposit hewan apabila dibutuhkan
8. Mampu mengkomunikasikan hal-hal terkait pemeriksaan hewan pada dokter yang bertugas
9. Mampu menyampaikan informasi dari klien untuk dokter yang bertugas, dengan baik, jelas dan tidak canggung/plintat plintut
10.Mampu menyampaikan informasi dengan baik dan sejelas-jelasnya perihal hewan grooming/titip sehat, yang disampaikan paramedis/dokter yang bertugas, dengan cara bahasa sendiri, tapi tetap terstruktur dan tidak membingungkan.
11. Mampu menggunakan aplikasi kasir dengan baik, antara lain: membedakan barang dengan merk sama tapi ukuran/jenis berbeda, input nama barang, jumlah stok dan nominal baru, revisi harga, serta menghapus nama barang yg sdh tdk digunakan.
12. Mampu membuat invoice untuk klien, sesuai yang diintruksikan. Antara lain: Invoice rawat jalan, Invoice rawat inap, Invoice petshop/grooming, Cancel invoice
13. Mampu membaca intruksi dari tulisan dokter, misal intruksi dari dokter Widya untuk menyiapkan obat tertentu untuk pasien, kemudian disampaikan jenis obat dan harga ya besetta intruksi pemberiannya ke klien.
14. Mampu membuat jadwal control kembali di google calendar. Reminder dilakukan dari hari H sampai H+3 dari Hari H. Dilakukan pengecekan dan pengulangan setiap hari untuk menghindari reminder yg terskip.
15. Mampu mengingatkan/menginformasikan klien perihal jadwal check up dari tanggal yang tertera di google calendar, ingatkan 3 hari sebelum jadwal tertera. Misal jadwal tertera untuk vaksin kedua di tanggal 12 Juni, ingatkan klien tersebut di tanggal 10 Juni.
16. Mampu me-reply chat WA klien dengan tata bahasa yang baik dan terstruktur.
17. Mampu mengisi excel di google sheet/google form secara rutin sesuai tugas per hari, mencakup invoice pemasukan dan pengeluaran sedetil mungkin.
18. Mampu memahami dan membedakan semua jenis barang petshop serta barang apotek yang menjadi tanggung jawab admin.
19. Mampu mengidentifikasi nama obat, jenis obat, dan golongan obat, dimana penyimpanannya (lemari/wajib kulkas) serta nama alkes/alat kesehatan dan jenis alkes. Jangan takut untuk bertanya ke paramedis/dokter yang lebih paham agar tidak salah.
20. Mampu membedakan barang yang dikelompokkan menjadi stok sesuai dengan golongan yg sdh dibuat di google sheet/lemari2 apotek.
21. Mampu melakukan rekap2 di sistem Google sheet (rekap aktivitas/keuangan/stok barang/tes darah) serta menyusun forecast/rencana pembelanjaan atau penambahan produk tertentu untuk kebutuhan klinik.
22. Pro aktif menginformasikan kepada drh Widya selaku kepala klinik, untuk membuat pemesanan barang yang sekiranya AKAN HABIS, bukannya SUDAH HABIS BARU INFO.
23. Mampu menyelesaikan tanggung jawab dari tugasnya sendiri, tanpa mengganggu drh Widya. Silakan berkomunikasi dengan tim admin, apabila memang tidak menemukan solusi bisa tanya dokter yang bertugas saat tsb (drh icut). Misal: 1) atur tim untuk mengantar hewan x-ray, hubungi admin klinik yang dituju, kemudian stlh ada hasil segera minta invoice dan info drh Widya untuk lunasi pembayaran. 2) berhubungan dengan klien perihal pengiriman barang via gojek, menentukan kapan harus kirim dan infokan brp biaya, ditanggung klinik di awal atau ditanggung penerima?
24. Mampu mengingatkan invoice piutang jatuh tempo sesuai tanggal yang tertera, untuk dibayarkan oleh drh Widya (apabila ada).
25. Mampu mengingatkan invoice belanja online. Pasca barang datang tapi tidak ada bukti fisik nota belanja, ingatkan ke drh Widya di group admin agar segera bisa diinput nominal pengeluarannya.
26. Mampu melakukan pencatatan administratif dengan baik, dalam hal ini mencatat jumlah hewan grooming sesuai yang paramedis melakukan, jumlah hewan titip sehat, jumlah hewan rawat inap, jumlah operasi yang dikerjakan dalam 1 bulan, serta jumlah visit dilakukan oleh siapa dan jumlah ya berapa. Admin bertanggung jawab sepenuhnya, jadi apabila ada kesalahan penghitungan sehingga terjadi selisih terhadap penghitungan tertentu, admin yang akan disalahkan.
Tugas Harian
Untitled checkboxes field
1. Rekap Aktivitas --> titip sehat, rawat inap, grooming, visit, konsul, operasi, dll.
2. Rekap Keuangan --> kas, gopay, harian per bulan (lakukan penambahan/pengurangan nominal langsung).
3. Rekap Stok Barang, if sudah dalam masa kadaluarsa di bulan itu, tolong langsung beri warna merah di tanggal kadaluarsa --> medicine, petshop, barang lainnya (lakukan pengurangan/penambahan stok langsung apabila ada).
4. Google Calendar --> langsung isi setiap dokter habis periksa/pemulangan hewan kalau ada intruksi dr dokter.
5. Rekap Tes Darah
6. Input bill di sistem if ada yg titip sehat/rawat inap beserta form pengambilan barang. Rekap cicil per hari supaya tdk menumpuk.
7. Sambut tamu
8. Terima telp
9. Balas chat selalu dgn kode --> Jh (Jihan), Sh (Sinta) di setiap kalimat chat balasan kalian
10. Kirim laporan titip sehat --> optional, apabila: dokter tugas pagi tdk selalu standby (drh widya), dokter yg tugas pagi keburu ada pasien emergency dan tdk ada partnernya (drh icut di weekend). Sifatnya hanya membantu/back up, bukan tugas utama.
11. Update jadwal konsul apabila ada permintaan dan sudah dilakukan tindakan oleh dokter.
12. Melengkapi kode rekam medis dan mengembalikan ke tempatnya --> melakukan pencatatan nomor sesuai dengan jenisnya (DM dog male, DF dog female, CM cat male dan CF cat female) di google sheet yg ada.
13. Memastikan semua formulir-formulir yang ada dalam jumlah yang cukup, if mulai menipis langsung inisiatif minta paramedis ke tempat fotokopi.
14. Melakukan laporan tutup kasir dalam 2 shift.
Tugas Mingguan
Untitled checkboxes field
1. Merapikan meja kerja dan dokumen-dokumen yg masih tergeletak di meja admin.
2. Setor invoice dan form pengeluaran barang. Setiap SENIN.
3. Beri uang subsidi bensin motor klinik ke Mas Dicky. Setiap SELASA.
4. Minta top up uang kas ke drh. Widya. Setiap SELASA.
5. Cek riil jumlah barang domestik klinik (tisu, kasa, underpad, shampoo dll) apakah sesuai dengan data yang ada di sistem google sheet bagian stok: barang lainnya. Setiap RABU.
Tugas 2 Mingguan
Dilakukan setiap minggu ke 2 dan ke 4 setiap bulannnya
Untitled checkboxes field
1. KAMIS cek barang apotik/kode "medicine" di sistem
2. JUMAT cek barang petshop
Apabila barang apotek blm selesai dicek di hr kamis, bs lanjut cek di hr jumat. Bisa hitung bareng atau bagi tugas antar admin. Senyamannya saja.
Tugas Bulanan
Untitled checkboxes field
1. Awal bulan : ganti formulir evaluasi bulanan per ruangan (yg ada di balik pintu masing-masing ruangan), ada 10 titik.
2. Akhir bulan : Lakukan penghitungan rekap aktivitas per paramedis, hitung manual dan info ke saya sebelum tutup klinik.
3. Mengisi link evaluasi individu, di bagian TES KEMAMPUAN BULANAN.
Tugas 2 Bulanan
Untitled checkboxes field
1. Hubungi tukang servis AC, cek WA KIMMI AC.
2. Hubungi jasa angkut limbah, cek WA Limbah 88
Submit