Questionnaire Exploratoire - Synapse Sport AMO

Synapse Sport réalise une étude auprès d’organisateurs d’événements sportifs outdoor afin de mieux comprendre la réalité du terrain.

Nous cherchons notamment à identifier :

- comment vous organisez votre événement

- comment vous travaillez avec vos prestataires

- ce qui vous prend le plus de temps ou pose difficulté

L’objectif est d’identifier des pistes d’amélioration concrètes, adaptées aux contraintes des organisateurs.

⏱ Durée : Environ 10 minutes

🔒 Réponses anonymisées, sans utilisation commerciale directe

Quel est votre rôle principal dans l'organisation de l'événement ?

Président(e) ou directeur(rice) de votre structure

Responsable bénévole

Salarié(e)

Prestataire ou consultant(e) externe en mission pour l'organisateur

Quelle est la nature juridique de votre structure organisatrice ?

Association loi 1901

Entreprise commerciale (SARL, SASU, SAS, EURL…)

Comité sportif ou fédération affiliée

Structure publique (collectivité, établissement public)

Combien de participants accueillez-vous sur votre événement principal ?

Moins de 200

200 à 500

500 à 1 200

Plus de 1 200

Combien d'événements organisez-vous par an ?

1 seul

2 à 3

4 à 6

Plus de 6

Quel est le budget global de votre événement principal (toutes dépenses confondues) ?

Moins de 5 000 €

5 000 € à 15 000 €

15 000 € à 40 000 €

40 000 € à 100 000 €

Plus de 100 000 €

Quelle part de ce budget est consacrée aux prestataires extérieurs (hors bénévoles et achats directs) ?

Moins de 10 %

10 à 25 %

25 à 40 %

Plus de 40 %

Quels sont vos 3 principaux postes de dépenses prestataires ?

Communication / impression

Chronométrage / systèmes de résultats

Signalétique et balisage

Logistique générale (transport, barrières, podium…)

Sécurité (secouristes, services d'ordre)

Ravitaillement (logistique, matériel, produits)

Audiovisuel / photo / vidéo

Autre

Comment qualifieriez-vous votre niveau d'organisation pour la gestion des prestataires ?

Émergent : quelques outils (tableur, emails) mais pas de process établi

Avancé : outils dédiés, évaluation des prestataires, historique formalisé

Informel : tout repose sur les contacts personnels et l'expérience

Structuré : process documentés, suivi des devis, contractualisation systématique

Comment trouvez-vous habituellement vos prestataires ?

Recommandation d'autres organisateurs d'événements

Prestataires déjà présent les années précédentes

Appel d'offres ou mise en concurrence formelle

Recherche Google / annuaires en ligne

Réseau personnel (amis, proches, associations du territoire)

Réseaux sociaux (groupes Facebook, LinkedIn)

Salons professionnels ou événements du secteur

Autre

Combien de prestataires consultez-vous en général avant de faire votre choix pour une dépense importante?

4 à 5, je consulte largement avant de décider

Plus de 5

2 à 3, je compare quelques offres

1 seul, je fais confiance à mon prestataire habituel

Sur quels critères basez-vous principalement votre choix de prestataire ?

Réputation / recommandation par un pair

Expérience sur des événements similaires (taille, discipline)

Prix

Qualité technique du matériel ou de la prestation

Fourniture de services complémentaires (live timing, appli, exports…)

Capacité à s'adapter à nos contraintes terrain

Réactivité et qualité de communication

Autre

Combien de temps passez-vous sur le sourcing et la gestion des prestataires pour un événement (de la recherche à la contractualisation) ?

5 à 15 heures

15 à 30 heures

Moins de 5 heures

Plus de 30 heures

Quelles sont vos principales difficultés dans la gestion des prestataires ?

Négocier les tarifs en position de force

Obtenir des devis comparables (formats hétérogènes, délais longs)

Gérer les imprévus le jour J (défaillance, sous-traitance non déclarée…)

Trouver des prestataires qualifiés dans ma région ou discipline

Évaluer la fiabilité d'un prestataire que je ne connais pas

Rédiger ou vérifier les contrats / conventions

Autres

Utilisez-vous actuellement des outils ou plateformes digitales pour gérer vos prestataires ?

Plateforme d'inscription en ligne intégrant des modules prestataires

Tableur (Excel, Google Sheets) pour le suivi des devis

Non, nous gérons par email et téléphone uniquement

Outil de gestion de projet (Notion, Trello, Monday…)

Autre outil dédié:

Sur une échelle de 1 à 5, quel serait votre intérêt pour une plateforme centralisée permettant de trouver, comparer et contacter des prestataires sportifs vérifiés ?

Si une telle plateforme existait, quelle fonctionnalité vous semblerait la plus utile en priorité ?

1

Consulter les avis et retours d'autres organisateurs

1

Accéder à un catalogue de prestataires vérifiés par discipline / région

1

Suivre et comparer mes devis dans un espace dédié

1

Recevoir plusieurs devis standardisés en un seul envoi

1

Gérer la contractualisation en ligne

Quels seraient vos principaux freins à utiliser une plateforme digitale pour vos prestataires ?

Je ne veux pas perdre le lien direct avec mes prestataires habituels

Je doute de la qualité / sérieux des prestataires référencés

Trop chronophage à prendre en main

Coût d'accès ou abonnement

Données confidentielles (budget, contrats) partagées sur une plateforme

Je n'en vois pas l'utilité par rapport à mes pratiques actuelles

Quelle est, selon vous, la condition la plus importante pour faire confiance à un prestataire que vous ne connaissez pas via une plateforme ?

1

Une fiche prestataire détaillée (références, matériel, assurances)

1

La possibilité d'un échange direct avant engagement

1

Des avis vérifiés d'autres organisateurs d'événements

1

Un label ou badge de vérification attribué par la plateforme

1

Une garantie ou recours en cas de problème

Dans quelle mesure seriez-vous prêt(e) à confier à une structure externe la recherche et la sélection de vos prestataires clés ?

Dans quelles situations l'intervention d'un AMO (assistant à maîtrise d'ouvrage) vous semblerait la plus utile ?

Lors du lancement d'un nouvel événement (pas encore de réseau prestataires)

Quand l'événement grossit et que les prestataires habituels ne suffisent plus

Pour remplacer un prestataire défaillant rapidement

Pour obtenir des tarifs plus compétitifs grâce au volume ou à la négociation

Pour sécuriser les aspects contractuels et réglementaires

Pour libérer du temps bénévole sur des missions à plus forte valeur

Imaginons que vous deviez choisir un prestataire chronométrage pour votre prochain événement. Une structure externe vous propose de gérer entièrement ce sourcing à votre place.

Laquelle de ces deux options vous conviendrait le mieux ?

Option A: Je préfère le forfait fixe, c'est prévisible

Option B: Je préfère la commission, je ne paye qu'en cas d'usage

Ni l'un ni l'autre, je ne suis pas intéressé(e) par ce type de service

Je préfère un mix des 2: forfait + commission

Si vous avez choisi l'une des deux options, quel budget maximum seriez-vous prêt(e) à allouer à ce type d'accompagnement par événement ?

Quel serait votre frein principal à recourir à un AMO (assistant à maîtrise d'ouvrage) externe pour la gestion de vos prestataires ?

Le coût, même modeste

La perte de contrôle sur le choix final du prestataire

Le manque de confiance envers un intervenant extérieur

La confidentialité de mes données budgétaires

Je n'en vois pas l'utilité pour mon événement

Si une solution existait pour vous faciliter vraiment la vie dans l'organisation de vos événements, qu'elle concerne les prestataires, l'administratif ou autre chose, à quoi ressemblerait-elle concrètement ?