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Quiz Scaliopi : Mon organisation est-elle prête pour rester Qualiopi et se développer?

Organisme de formation avec une équipe de formateurs (salariés ou sous-traitants).

Entreprise en transition (solo voulant recruter/déléguer prochainement).

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Q1. Quel est le statut actuel de votre activité de formation ?

Q2. Quel est le volume moyen d'apprenants que vous gérez par an ?

Sur un logiciel métier / ERP dédié (ex: Digiforma, Qualiobee, Dendreo, ...)

De manière hybride (un peu d'outils, beaucoup de tableurs).

Entièrement à la main (Excel, Word, dossiers Drive).

Q3. Comment est géré le quotidien administratif et pédagogique de votre organisme ?

En partie ou les informations son présentes mais pas toujours à jour

Q4. Vos tarifs, indicateurs de résultats (taux de réussite/satisfaction) et programmes détaillés sont-ils mis à jour et accessibles publiquement (site web, catalogue) ?

Certains clients achètent mes formations directement

Tous mes clients achètent, sans discussion ou vérification de ma part sur l'adéquation de la formation à leurs besoins

Q5. Analysez-vous et formalisez-vous systématiquement les besoins opérationnels du client (ou du financeur) avant de valider l'entrée en formation ?

Je ne sais pas toujours comment mesurer et évaluer certains acquis

Q6. Vos objectifs de formation sont-ils rédigés de manière opérationnelle, mesurable et évaluable en fin de parcours ?

Oui, tout est paramétré dans mon outil et les documents partent sans que j'ai d'action à faire, dès qu'un client a validé son achat de formation.

Je dois vérifier les documents avant envoi.

Je fais du sur-mesure pour chaque client, et je fais les envois par mail de façon personnalisé.

Q7. Le processus d'inscription et d'édition des documents contractuels (conventions, contrats de formation) est-il automatisé ?

Non, tout est centralisé ou automatisé via notre outil métier (ex: Digiforma)

En partie, l'outil fait une partie mais on doit quand même envoyer des mails/invitations à la main

Oui, on gère tout au cas par cas par mail et sur des agendas séparés.

Q8. Quand vous programmez une nouvelle une session de formation, la planification (envoi des calendriers aux formateurs, réservation de la salle ou création du lien Zoom/Teams) demande-t-elle des actions manuelles répétitives ? 

En partie: la rédaction et l'envoi est automatisé.

On rédige nos questionnaires sur-mesure pour chaque session et on les envoie par mail de façon personnalisée.

Q9. L'envoi, la complétion et l'analyse du questionnaire de positionnement des stagiaires se font-ils via un outil automatisé ?

Oui, tout est formalisé, nous avons un référent dédié et formé. Il nous informe quand nous avons des adaptations à faire lors des formations, et nous fait des points d'informations régulièrement.

Nous avons un référent handicap et une procédure. Nous ne l'avons jamais utilisée.

Je suis par défaut le référent handicap, mais je n'ai pas eu le temps de me pencher sur le sujet. De toute façon, je n'ai pas eu de PSH pendant mes formations.

Q10. Disposez-vous d’une procédure formalisée pour accueillir, orienter et adapter vos parcours aux Personnes en Situation de Handicap (PSH), avec un référent identifié ?

J'imprime des feuilles d'émargement pour les formations.

L'émargement se fait sur un outil numérique.

Tout est numérisé. Chaque apprenant a son espace digital et peut accéder aux supports de formation et aux outils. Nous avons la traçabilité de ses connexions.

Q11. Vos modalités de contrôle de la présence (émargements numériques, logs de connexion) sont-elles centralisées de manière infalsifiable et fluide ?

Oui, les absences ou baisses d'activité nous sont signalées en temps réel (par le formateur ou l'outil), ce qui nous permet de déclencher immédiatement notre protocole écrit de relance.

En partie, nous relançons les apprenants si on constate un problème, mais c'est fait au cas par cas, souvent à la fin de la session ou trop tard pour redresser la barre.

Non, nous n'avons aucun système de veille pour détecter les signaux faibles pendant la formation, ni de protocole écrit.

Q12. Un dispositif clair est-il en place pour détecter, relancer et formaliser par écrit les alertes en cas de baisse d'engagement ou de risque d'abandon d'un apprenant ?

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