Datenschutzhinweise zur
Online-Bewerbung
1. Einleitung und Kontaktdaten des Verantwortlichen
Diese Datenschutzhinweise beschreiben die Verarbeitung personenbezogener Daten im Verfahren Online-Bewerbung. Die Kontaktdaten des Verantwortlichen und des Datenschutzbeauftragten sowie Informationen zu Ihren Betroffenenrechten finden Sie unter
https://www.hfg-gmuend.de/datenschutz (insbesondere Abschnitt 1 und Abschnitt 11).
Die dort gesondert beschriebenen Verarbeitungen beim Besuch der Hochschulwebsite sind von der Verarbeitung im Verfahren Online-Bewerbung zu unterscheiden.
2. Welche Daten verarbeiten wir und warum?
Wir verarbeiten folgende Daten:
- Ihre Angaben im Formular: Vorname, Nachname, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse, Telefon und Anschrift
- Ihre Bewerbungsunterlagen, zum Beispiel Bewerbungsbogen, Hochschulzugangsberechtigung, Lebenslauf und Passbild
- unsere E-Mail-Korrespondenz mit Ihnen
- technische Protokolldaten wie IP-Adresse und Zeitpunkt des Aufrufs
Wir benötigen diese Daten, um Ihre Bewerbung zu prüfen, das Auswahl- und Zulassungsverfahren durchzuführen und mit Ihnen zu kommunizieren. Die Protokolldaten dienen der Sicherheit unserer Systeme.Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c und e, Abs. 3 DSGVO in Verbindung mit § 12 LHG BW, § 4 LDSG BW und Zulassungs- und Eignungssatzungen der Hochschule.Bei der Nutzung des Bewerbungsformulars sowie bei der anschließenden internen Weiterverarbeitung werden automatisch technische Protokolldaten (wie IP-Adresse und Datum und Uhrzeit des Zugriffs bzw. der Formulareinreichung) erhoben und verarbeitet. Diese Daten verarbeiten wir ausschließlich zur Gewährleistung der IT-Sicherheit und zur Abwehr von Missbrauch (Log-Management). Die Rechtsgrundlage hierfür ist unser berechtigtes Interesse an der Sicherheit unserer IT-Infrastruktur gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO. Diese Daten werden spätestens nach 90 Tagen nach Erhebung gelöscht.Gesundheitsdaten oder andere besondere Daten (zum Beispiel für einen Nachteilsausgleich) verarbeiten wir nur, wenn Sie diese ausdrücklich zur Verfügung stellen (§ 12 Abs. 2 LHG).Eine automatisierte Entscheidung nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
3. Wie läuft die Verarbeitung ab und wer erhält die Daten?
- Sie füllen das Formular des Dienstes Tally aus (Tally BV, Gent, Belgien).
- Der Dienst Make (Celonis-Gruppe, New York, NY, 10007, USA) überträgt Ihre Daten automatisch in unser SharePoint Online (Microsoft Ireland Operations Ltd., Dublin).
- Wir schreiben Ihnen per E-Mail über Exchange Online (Microsoft Ireland Operations Ltd., Dublin).Alle drei Anbieter verarbeiten die Daten in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Sie speichern die Daten in der EU.
In der HfG Schwäbisch Gmünd haben nur das Studierendensekretariat, das zentrale Studiengangsmanagement und die zuständigen Auswahlausschüsse und Auswahlkommissionen Zugriff. An andere Stellen geben wir Daten nur weiter, wenn ein Gesetz uns dazu verpflichtet
4. Werden Daten außerhalb der EU verarbeitet?
Die Anbieter setzen teilweise Unterauftragnehmer mit Sitz in den USA ein. Ein Zugriff aus den USA ist daher nicht ganz auszuschließen. Er ist abgesichert durch:
- den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO) – dies gilt für Anbieter wie Microsoft, die dieses Framework aktiv nutzen – oder
- EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).
Eine Kopie dieser Garantien senden wir Ihnen auf Anfrage zu.
5. Wie lange speichern wir die Daten?
Tally und Make: Wir löschen die Daten dort, sobald sie übertragen sind, spätestens nach 90 Tagen.
- Wenn Sie sich einschreiben: Ihre Unterlagen werden Teil Ihrer Studierendenakte.
- Wenn Sie sich nicht einschreiben: Wir löschen Ihre Daten spätestens 24 Monate nach Ende des Gültigkeitszeitraums Ihrer Eignungsprüfung, außer Sie beantragen eine Verlängerung der Gültigkeit Ihrer Eignungsprüfung. Läuft ein Widerspruchs- oder Klageverfahren, löschen wir erst nach dessen Abschluss.
6. Müssen Sie die Daten angeben?
Die als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben und Unterlagen sind für das Bewerbungsverfahren erforderlich. Ohne sie kann Ihre Bewerbung nicht bearbeitet werden. Nach § 12 Abs. 6 LHG sind die Sie zur Angabe der Daten bei der Bewerbung verpflichtet.
7. Daten von Dritten (Art. 14 DSGVO)
Sofern wir im Rahmen der Prüfung Ihrer Bewerbung Unterlagen von Dritten erhalten (z. B. Nachweise über Ihre Hochschulzugangsberechtigung oder Zeugnisse von Ihren bisherigen Bildungseinrichtungen), erfolgt diese Verarbeitung gemäß Art. 14 DSGVO. Wir weisen darauf hin, dass wir diese Daten zur Prüfung Ihrer Zulassungsvoraussetzungen und Eignung benötigen.
