Análisis de Fugas

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Tengo un sistema (un formulario o un email automático) que hace una pre-calificación por mí. Solo dedico mi tiempo a los clientes potenciales que ya sé que encajan en presupuesto y tipo de proyecto.

Tengo criterios claros de lo que es un buen cliente para mí (presupuesto mínimo, tipo de proyecto, timing). Cuando alguien contacta, antes de invertir tiempo en una propuesta o llamada, hago 2-3 preguntas específicas por email o mensaje para validar esos criterios antes de avanzar.

Evalúo caso por caso sin un método definido. Leo lo que me escriben y decido sobre la marcha si pedir más info, proponer una llamada o declinar. A veces acierto, otras veces invierto tiempo en leads que no van a ningún lado.

Suelo responder a casi todos con disponibilidad para una llamada o reunión, y descubro durante la conversación (o después de enviar la propuesta) que no era un buen fit. Pierdo bastante tiempo en esto.

Optimizado y rápido. Uso un sistema con plantillas y bloques de contenido predefinidos que me permite montar y enviar un documento profesional y personalizado en cuestión de minutos.

Es manual, pero lo tengo controlado. Reutilizo plantillas base que adapto manualmente para cada cliente. Es un proceso que controlo, pero me lleva un tiempo considerable.

Es un proceso artesanal y lento. Creo cada propuesta casi desde cero para que sea perfecta. Invierto muchas horas en la parte creativa y de redacción que no siempre puedo facturar.

Dedico tanto tiempo a la preparación de cada documento que a menudo retraso su envío, arriesgándome a que el cliente pierda interés. Es una gran inversión de tiempo no remunerado.

Fluida y profesional. El cliente recibe automáticamente un email de bienvenida con los siguientes pasos, el contrato para firmar digitalmente y un enlace para subir toda la información necesaria.

Tengo un proceso definido. Uso plantillas de email y una checklist para no olvidar nada, aunque toda la ejecución y el seguimiento son manuales.

No existe un protocolo de bienvenida estándar. La petición de información y materiales se mezcla con otras conversaciones en varios hilos de email.

Es un proceso que a menudo se vuelve caótico. El constante intercambio de emails y la falta de un sistema claro provocan retrasos y consumen una energía considerable antes de empezar.

Lo encuentro todo en pocos minutos sin estrés. Tengo un sistema claro (un gestor de proyectos, carpetas bien nombradas, o mi propio método) donde sé exactamente dónde buscar cada cosa. Puedo estar en 2-3 lugares, pero están definidos.

Está bastante ordenado, pero distribuido. El archivo estaría en Drive/Dropbox, las tareas en mi lista (papel, app o mental), y el feedback en email o WhatsApp. Tardaría 5-10 minutos en reunir los tres datos, pero los encontraría.

Tendría que hacer memoria y buscar. Usaría la función "buscar" en email, revisaría varias carpetas en mi ordenador, y probablemente tendría que releer mensajes o hilos para recordar qué era lo último que me dijeron. Me llevaría entre 10-20 minutos.

Tardaría un buen rato, tendría que buscar en múltiples sitios (email, WhatsApp, Slack, Drive, mi escritorio), y revisar conversaciones largas. Sentiría ese "ruido mental" de no tener control sobre dónde está cada cosa.

Prácticamente nada. Un sistema automático se encarga de generar las facturas recurrentes y enviar recordatorios de pago, avisándome solo si hay un problema.

Es una tarea periódica. Dedico unas horas concretas al mes o a la semana para poner al día la facturación y los seguimientos. Es tedioso, pero necesario.

Es una tarea que a menudo se queda para el final. A veces se acumula y gestionarla requiere un esfuerzo concentrado que quita foco de otras prioridades.

Tener que recordar manualmente las fechas de pago y perseguir los cobros me obliga a cambiar constantemente el foco, pasando de mi trabajo principal a un rol de administrativo.

Instantáneo. Tengo un panel de control simple que se actualiza solo y me muestra las métricas clave de mi negocio de un vistazo para tomar mejores decisiones.

Podría calcularlo. Tendría que revisar mi software de facturación, mis hojas de tiempo y quizás algún Excel. Me llevaría un buen rato, pero los datos están ahí.

Tengo la información disponible, pero está dispersa. Requeriría un trabajo manual de recopilación en diferentes herramientas (emails, facturas, notas) para sacar conclusiones.

Me baso principalmente en la intuición y el flujo de caja diario. No tengo un sistema sencillo para obtener métricas y analizar la rentabilidad de forma recurrente.


Si ahora mismo quisieras saber qué proyecto es más rentable, qué cliente te da más problemas de gestión o cuántas horas facturables reales hiciste el mes pasado, ¿cómo de fácil sería obtener esa información?



Prácticamente nulo. Un sistema automático inicia el contacto para asegurar que respondemos al instante.

Bajo. Nuestro proceso es bastante eficaz, aunque no siempre es inmediato.

Moderado. A veces se traspapela alguna oportunidad en días de mucho trabajo.

Alto. Como el seguimiento depende de acciones manuales, es fácil que los leads se enfríen.

Proceso de 1 minuto. Un sistema inteligente prepara un borrador preciso en segundos, solo necesito darle el visto bueno final antes de enviar.

Relativamente rápido, pero siempre requiere una revisión manual para evitar fallos.

Lento y manual. Implica buscar datos en varios sitios y consume mucho tiempo.

Muy lento y propenso a errores. Es una de las tareas más tediosas del equipo.

Muy alta. Un sistema inteligente cualifica a los clientes potenciales con preguntas clave de forma automática, así que solo invertimos tiempo en hablar con los que tienen posibilidades reales de convertirse en clientes.

Bastante alta. Nos guiamos por la experiencia y hacemos algunas preguntas manuales al inicio para identificar el interés real.

Media. A veces acertamos, pero seguimos invirtiendo tiempo en contactos que aún no están preparados para avanzar.

Muy baja. Tratamos a casi todos los contactos por igual, lo que resulta ineficiente y termina agotando al equipo.

Está casi 100% automatizado. El cliente recibe de inmediato los contratos, accesos o documentación necesaria para empezar sin apenas intervención manual.

Es un proceso semi-manual. Usamos plantillas, pero cada cliente requiere varios pasos manuales (crear carpetas, enviar emails, dar de alta en sistemas...) que pueden tardar horas o incluso días.

La única comunicación es el email automático de la pasarela de pago (Stripe, PayPal, etc.), sin una bienvenida personal.

Nuestro proceso es principalmente orgánico y reactivo. Atendemos cada nuevo cliente según surge la necesidad, sin un flujo de trabajo preestablecido.

Un asistente digital, entrenado con nuestro propio contenido, responde al instante más del 80% de las dudas frecuentes, liberando al equipo para centrarse en los clientes que requieren atención personal.

El equipo invierte poco tiempo gracias a plantillas de respuesta, aunque el proceso para encontrarlas y personalizarlas sigue siendo manual.

Es el "ladrón de tiempo" del día a día. Estas interrupciones constantes dificultan la concentración y la finalización de las tareas diarias planificadas.

Es un freno al crecimiento. El tiempo consumido en estas tareas es tan grande que a menudo nos impide trabajar en lanzar nuevos servicios, mejorar los actuales o buscar más clientes.

Un sistema automático compila un "dossier digital" para cada cliente, unificando archivos, emails y comunicaciones en un único lugar.

La búsqueda implicaría consultar 2 o 3 sistemas que no están conectados entre sí (ej: Dropbox, el email, el gestor de tareas).

La información está fragmentada. La búsqueda requeriría rebuscar en emails, mensajes de WhatsApp y varias carpetas sin una estructura clara.

Sería una labor de "arqueología digital". La información está tan dispersa que encontrar algo fiable consume una cantidad de tiempo frustrante.

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